Denne vejledning guider til opsætning af Aftalekalenderen, E-services, telefonen og klinikkens hjemmeside, når klinikken holder ferielukket.
Opsætningen sørger for, at patienterne er informeret om, hvem de skal kontakte i klinikkens ferieperiode, og at der ikke bookes patientaftaler ind i perioden.
Bemærk! Drejer det sig om lukning af én enkelt dag, f.eks. grundlovsdag, kan du med fordel benytte funktionen til hurtig handling for en bestemt dag i Aftalekalenderen. Læs mere i afsnittet Hurtige handlinger for aktuel dag.
Husk også at oplyse om fravær og ferie i Praksisdeklarationen. Læs mere her: https://www.sundhed.dk/sundhedsfaglig/hjaelp-sundhedsfaglig/klinikadministration-sundheddk/praksisdeklaration/
Oversigt over denne vejledning: (klik for at springe til afsnittet)
•Aftalekalenderen - opsætning af lukkedage
•PLO Fri/Ferie (registrering af afløsning og lukkedage)
•FAPS Fri/Ferie (registrering af lukkedage)
•E-services - rediger autosvar på emailkonsultation.dk og aftalebogen.dk
•Telefon - opret midlertidig telefonsvarerbesked
•Hjemmeside - indsæt information om ferielukket på klinikkens hjemmeside
Aftalekalenderen - opsætning af lukkedage
Sådan oprettes en ferieperiode i Aftalekalenderen:
1.For at lukke en eller flere kalendere i en eller flere dage, klik på 
Vis indstillinger i øverste højre hjørne af Aftalekalenderen.
2.Vælg menupunktet 'FERIE' i menuen til venstre, og sæt flueben ved den/de brugere, hvis kalender skal lukkes.
3.Vælg datoer for 'FERIE START' og 'FERIE SLUT' og angiv en beskrivelse.
4.Klik på <Opret>. Hvis der findes aftaler i kalenderen i den pågældende periode, vises information om dette. Hvis oprettelsen bekræftes, vises en liste med de aftaler, som det drejer sig om. Denne liste kan udskrives, eller brug <Gå til aftale (Enter)> for at se den markerede aftale i kalenderen.
5.Kalenderen er nu lukket. Kolonnen markeres med grå og information om hvem der har lukket den, og hvornår.
PLO Fri/Ferie (registrering af afløsning og lukkedage)
Bemærk! Kun relevant for almen praksis.
PLO Fri/Ferie-servicen kan tilgås via Aftalekalenderen i forbindelse med registrering af ferieperioden. Der er også direkte adgang til PLO Fri/Ferie i funktionsmenuen via Klinik+ > PLO Fri Ferie.
Sådan registeres ferieperioden i PLO Fri/Ferie direkte fra Aftalekalenderen:
1.Klik på den ferieperiode, som netop er oprettet (i afsnittet ovenfor), og sæt flueben ved 'Afløser nødvendig'.
2.Skriv ydernummeret på den vikarierende læge i feltet 'YDERNUMMER' (Find en liste over ydernumre hos MedCom her) og vælg tidsperioden, som lægen skal vikariere for. Klik på <Indsæt> for at tilføje perioden. Bemærk, at der kan tilføjes flere ydernumre på samme måde, hvis flere læger skal vikariere, og perioderne kan være delvise eller dække hele ferieperioden.
3.Når hele ferieperioden er dækket, klik på <Send>.
Oplysningerne vil med det samme være afspejlet på https://plofriferie.plsp.dk/.
FAPS Fri/Ferie (registrering af lukkedage)
Bemærk! Kun relevant for speciallægepraksis.
FAPS Fri/Ferie-servicen tilgås via Klinik+ i funktionsmenuen til venstre i EG WinPLC.
Følg derefter vejledningen her til at registrere lukkedage via FAPS Fri/Ferie: https://www.laeger.dk/media/kmwoumy2/faps-nyt-vejledning-til-registrering-af-lukkedage-040123.pdf
E-services - rediger autosvar på emailkonsultation.dk og aftalebogen.dk
Et par uger før klinikken går på ferie, kan der indsættes en feriebesked i klinikkens autosvar på emailkonsultation.dk og aftalebogen.dk, så patienterne er informeret i god tid.
Autosvaret redigeres i administrationsværktøjet Patientkommunikation, således:
1.Naviger til Opsætning > Patientkommunikation.
2.Hvis der skal opsættes autosvar for hele klinikken, gøres dette på fanen Klinik ved rubrikkerne Standardsvar. Bemærk, at hvis en/flere behandlere har angivet egne autosvar på fanen Behandlere, vil disse autosvar blive anvendt i stedet for standardsvaret for hele klinikken.
3.Hvis der kun skal opsættes autosvar for en eller nogle af behandlerne, gøres dette på fanen Behandlere, hvor indstillingerne for den enkelte behandler foldes ud.
4.Afslut med <Gem> eller <Gem og luk>.
Telefon - opret midlertidig telefonsvarerbesked
Indtal en besked på telefonsvareren til patienterne, så de ved, at der er ferielukket.
For klinikker med hosted IP-telefoni
Følg nedenstående trin for at lave en midlertidig telefonsvarerbesked, som indeholder information om ferielukket. Den kan f.eks. indeholde hvilken klinik, der henvises til, samt at patienten kan finde mere information på klinikkens hjemmeside.
Tast *2080 på telefonen for indtaling af en ny telefonbesked. Gør derefter følgende:
1.Tast * for at indtale en besked
2.Tast # for at afslutte indtalingen
3.Tast 1 for at høre den indtalte besked
4.Tast evt. * igen for at indtale en ny besked
5.Læg røret på, når beskeden er som den skal være
For klinikker med egen telefoncentral
Har klinikken egen telefoncentral, afhænger fremgangsmåden for indtaling af en telefonsvarerbesked af klinikkens opsætning.
Følg vejledningen, som I fik udleveret da I startede op med egen telefoncentral, eller kontakt vores support, så kan vi hjælpe.
Hjemmeside - indsæt information om ferielukket på klinikkens hjemmeside
Husk at opdatere klinikkens åbningstider og ferieperiode på hjemmesiden.
Hvis klinikken har hjemmeside gennem EG, er der hjælp at hente til redigering af hjemmesiden vejledningen her.